Koliko unapred treba naručiti konferencijski swag?

Minimum 6 nedelja pre datuma konferencije. Produkcija traje 10–14 radnih dana, plus dizajn i odobrenje. Za konferencije sa 500+ učesnika ili sponzorskom integracijom — 8 nedelja unapred.

Koliko košta attendee swag za 300 učesnika?

Standard attendee paket (tote bag + stikeri + olovka) za 300 učesnika: oko 1.500 RSD po paketu sa PDV-om = 450.000 RSD. Sa majicama i notes: 3.500–4.500 RSD/kom = 1.050.000–1.350.000 RSD ukupno.

Da li možete isporučiti direktno na event venue?

Da, direktna isporuka na venue (Sava centar, Master centar, hoteli) je naš standard. Koordiniramo sa venue menadžmentom i isporučujemo 24–48h pre eventa u označenim kutijama po tieru.

Koliko košta speaker kit?

Speaker kit (hoodie + notes + knjiga/gadget + kartica u branded kutiji): 8.000–14.000 RSD po kitu sa PDV-om. Za 15 speakera: 120.000–210.000 RSD ukupno. Personalizacija sa imenom speakera: doplata 300 RSD/kom.

Možete li integrisati logoe sponzora na swag?

Da, sponzorska integracija je standardna. Logo sponzora na tote bagu, majici ili stiker pack-u. Definišite poziciju i veličinu loga za svaki artkal u sponzorskom ugovoru. Logoe tražite min. 5 nedelja pre eventa.

Šta je minimalna narudžbina za konferencijski swag?

Minimum je 100 attendee kompleta i 10 speaker kitova. Za manje evente (50–99 učesnika) — moguće uz jednokratni setup trošak po tieru.

Koliko traje distribucija swaga na registraciji?

Za 300 učesnika na registraciji: oko 2 sata (1 osoba). Za 800+ učesnika: preporučujemo 2–3 punkta distribucije. Swag treba biti u neoznačenim, lako dostupnim kutijama za brzu distribuciju.

Da li nudite eco swag za konferencije sa sustainability fokusom?

Da, eco konferencijski paket: organski pamuk torba (GOTS), bambusova olovka, reciklovana PET boca i notes na reciklovanom papiru. Popularno na tech i ESG konferencijama. Preporučujemo i da istaknete eko karakter mercha na registraciji.

Šta se dešava sa ostatkom swaga posle konferencije?

Ostatak swaga organizator može koristiti za buduće evente, employer branding ili distribuirati timovima. Za event agencije: nudimo skladištenje ostatka za sledeću konferenciju istog klijenta.

Da li možete napraviti swag za online/hibridnu konferenciju?

Da, za online konferencije šaljemo virtual attendee kitove na kućne adrese registrovanih učesnika. HR/event tim šalje listu adresa, mi koordiniramo individualnu distribuciju. Rok: 5–7 dana pre konferencije.

Koje je fakturisanje za konferenciju sa 3 sponzora?

Možemo ispostaviti zasebne fakture za deo koji finansira svaki sponzor i deo koji finansira organizator. Svaka e-Faktura ide direktno u SEF inbox odgovarajuće kompanije. PDV 20% prikazan na svim fakturama.

Da li možete koordinisati distribuciju na sajamske štandove?

Da, za sponzore koji imaju štandove — koordiniramo isporuku premium setova direktno na sajamski štand. Idealno za NSSS, BelExpo i druge sajmove. Usklađujemo sa sajamskim organizatorom za pristup štandu.

Šta je branded lanyards za bedževe i koliko košta?

Branded lanyards (trake za bedževe) sa logom konferencije: 180–320 RSD po komadu sa PDV-om zavisno od tiraža. Sitostampa ili sublimacioni full-color print na celoj dužini. Rok: 7–10 radnih dana. Minimum 100 komada.

Koliko košta konferencijski swag za 100 vs 1000 učesnika (razlika u ceni)?

Tote bag: 1.200 RSD/kom na 100 kom vs 680 RSD/kom na 1000 kom (sa PDV-om) — 43% razlika. Majica: 1.650 RSD na 100 kom vs 1.200 RSD na 1000 kom — 27% razlika. Veći tiraž uvek znači bolje ekonomije obima.

Da li možete raditi swag na srpskom i engleskom jeziku?

Da, dvojezični merch je standardna opcija za međunarodne konferencije. Notes sa srpskim i engleskim sadržajem, stikeri na oba jezika. Bez doplate za dvojezični sadržaj na istom artiklu.

Konferencijski swag | Merch Srbija

Kada i zašto se koristi konferencijski swag

Konferencijski swag se naručuje za IT konferencije, developer meetup-e, marketing događaje i poslovne samite koji se održavaju u Beogradu (Sava centar, Metropol, Hyatt), Novom Sadu (Master centar) i širom Srbije. Standard je da svaki učesnik dobija osnovni paket, speakeri premium verziju, a VIP grupa ekskluzivni set.

Konferencijski merch nije samo poklon — to je deo brand iskustva. Učesnik koji nosi vašu torbu u metrou posle konferencije je živi billboard. Stiker na laptopu koji nosi na narednu konferenciju distribuira vaš logo u zajednici.

Ključni stakeholdersi

Event Menadžer / PCO: Koordinira celokupnu logistiku swaga — timing isporuke, pakovanje, distribucija na registraciji.
Marketing Menadžer: Odobrava brand guidelines i dizajn. Usklađuje swag sa vizuelnim identitetom konferencije.
Sponzori: Često finansiraju deo swaga u zamenu za logo ili brendirani predmet u paketu.
Venue Menadžment: Koordinira prijem i skladištenje kutija sa swagom pre i tokom eventa.
Speakeri i VIP gosti: Krajnji korisnici premium kita — njihov feedback je merilo uspešnosti.

Vremenski plan — 10 nedelja do konferencije

Nedelja 1–2: Definisanje tiers swaga (attendee/speaker/VIP), sadržaja po tieru i sponzorske integracije.
Nedelja 3: Brief dobavljaču, dostava brand guidelinesa i liste artikala po tieru.
Nedelja 4: Vizualizacija dizajna za sve artikle. Odobrenje sponzorskih integracija (ko ima logo gdje).
Nedelja 5: Finalizacija dizajna i tiraža. Predračun kroz SEF za odobrenje budžeta.
Nedelja 6: Narudžbenica i start produkcije.
Nedelja 7–8: Produkcija (10–14 radnih dana).
Nedelja 9: QC i pakovanje (individualni paketi po tieru, označene kutije po vrsti).
Nedelja 10 (dan pre eventi): Isporuka na venue, koordinacija sa venue menadžmentom za smeštaj.
Dan eventa: Distribucija na registraciji. Speaker kit: ručno uručiti ili ostaviti u green room-u.
Post-event: Evidencija ostataka, planiranje za sledeće godinu.

Popularni proizvodi za konferencijski swag

Tehnička konferencijska torba (ranac sa odeljkom za laptop, sitostampa ili vez)
Konferencijska majica 180g sa full-color DTG printom dizajna
Stiker pack za laptop (5–10 motiva, die-cut, mat laminat)
Metalna boca 500ml i keramička šolja kao eko-friendly alternativa
Tech gadgeti: USB-C kablovi, webcam poklopci, RFID blokeri
Speaker kit: kvalitetni hoodie + notes + knjiga + kartica zahvalnosti u brendiranoj kutiji
Branded lanyards za bedževe
Notes A5 sa logom konferencije

Budžetski nivoi (sa PDV-om)

Tier	Sadržaj	Cena/kom	Tipična primena
Basic Attendee	Tote bag + stikeri + olovka	1.200–1.800 RSD	100–1000 učesnika
Standard Attendee	Ranac/torba + majica + notes + stikeri	3.500–5.500 RSD	IT konferencije
Premium Attendee	Standard + metalna boca + tech gadget	5.500–8.000 RSD	Enterprise konferencije
Speaker Kit	Hoodie + notes + book + kartica u branded kutiji	8.000–14.000 RSD	10–20 speakera
VIP / Sponzori	5+ premium artikala, personalizacija	12.000–20.000 RSD	5–15 VIP gostiju

Sve cene uključuju PDV 20%. e-Faktura kroz SEF. Minimum: 100 attendee kompleta, 10 speaker kitova. Sponzorska integracija (logo sponzora na tote bag): doplata 500 RSD/kom za setup.

Rizici i mitigacija

Rizik: Kašnjenje isporuke (datum konferencije fiksiran)

Mitigacija: Naručite minimum 6 nedelja unapred. Ugovorite penale za kašnjenje. Imajte backup plan za hitnu produkciju.

Rizik: Pogrešan tiraž (previše ili premalo)

Mitigacija: Naručite 10% više od registrovanih učesnika. Walk-in učesnici uvek postoje. Višak se iskoristi za buduće evente.

Rizik: Loša logistika na registraciji (gužva)

Mitigacija: Pakujte swag unapred u označene kutije po tieru. Speakeri dobijaju kit lično, ne u redu sa ostalima.

Rizik: Sponzorski logo ne ispunjava brand standard

Mitigacija: Tražite sponzorske logoe najkasnije 5 nedelja pre konferencije. Definišite veličinu i poziciju u sponzorskom ugovoru.

Rizik: Visoka cena smanjuje budžet za sadržaj

Mitigacija: Definišite budžet po glavi pre odabira artikala. Sponzori mogu finansirati deo swaga u zamenu za vidljivost.

Rizik: Merch koji se baci odmah (nekoristan)

Mitigacija: Fokusiranje na korisnost (torba za laptop, boca, notes) umesto na plastičnih gadgeta koji se bacaju.

Kriterijumi za odabir dobavljača

Iskustvo sa event logistikom: Dobavljač koji razume da datum konferencije ne može da se pomeri.
Direktna isporuka na venue: Koordinacija sa venue menadžmentom bez potrebe za vašom intervencijom.
Multi-tier narudžbine: Sposobnost da istovremeno isporuči attendee/speaker/VIP pakete.
SEF i PDV dokumentacija: e-Faktura kroz SEF sa PDV-om 20% za sve transakcije.
Sponzorska integracija: Iskustvo u co-branded merchu sa više sponzora.
Rok ≤14 dana: Od odobrenja do isporuke.
QC dokumentacija: Fotografije iz produkcije pre otpreme.
Eco opcije: Za konferencije koje komuniciraju sustainability.

Primeri iz Srbije

Developer konferencija 800 učesnika — Sava centar

Godišnja tech konferencija u Sava centru. 800 attendee paketa (ranac + majica + notes + stiker pack), 50 speaker kitova (hoodie + knjiga + notes u branded kutiji) i 8 sponzorskih premium setova. Isporuka 2 dana pre eventa u 32 označene kutije po tieru. Logistika: zero konfuzija na registraciji, speakeri dobili kit lično u green room-u.

Marketing konferencija 300 učesnika — Novi Sad

B2B marketing konferencija u Master centru, Novi Sad. 300 tote bagova + stiker pakova za attendee, 15 speaker kitova. 3 sponzora sa logoom na tote bagu. Sve koordinisano u jednoj narudžbini, isporuka direktno u Master centar. Sponzori zadovoljni vidljivošću — dva sponzora povećala sponzorski paket za sledeće godine.

AI meetup Novi Sad 300 učesnika

AI meetup organizovan za 300 učesnika u Novom Sadu. Branded termo boce, eko torbe i stiker setovi za sve. Za sponzore: 5 različitih paketa u njihovim bojama i porukama za svaki štand. Sve koordinisano u jednoj narudžbini sa 6 različitih brand setova. Isporuka 3 dana pre eventa.

Pogledajte takođe

Ponuda za vaš konferencijski swag

Datum konferencije, broj učesnika, tierovi i budžet po glavi — vraćamo se konkretnom kalkulacijom.

Konferencijski swag